Processi produttivi, ERP e know-how: perché la gestione dei dettagli determina il successo
Una caratteristica comune a tutte le aziende manifatturiere è la capacità di controllare e gestire una quantità enorme di dettagli che consente di eccellere nel proprio settore di riferimento.
Nei progetti di implementazione di ERP (Enterprise Resource Planning) accompagnati o meno da un MES/PLM, per i meno tecnici parliamo dei sistemi gestionali accompagnati da sistemi di fabbrica per la rilevazione e la dichiarazione degli avanzamenti di produzione, fermi macchina, gestione delle modifiche in corso d’opera, eccetera, rileviamo quanto sia importante comprendere il più possibile “l’anima” dell’azienda.
Quell’anima creata dalle persone che nel tempo hanno dedicato con passione la propria esistenza in azienda ad affinare i processi, a progettare sistemi di fissaggio dei pezzi nelle lavorazioni, ad identificare la sequenza ottimale delle operazioni al fine di ottenere il massimo della qualità al costo adeguato.
Un pensiero che mi ha sempre affascinato è che tutto questo non dipende in modo significativo dal settore e neanche dal prodotto. Se l’azienda ha successo è perché presidia bene tutti i dettagli rilevanti.
ERP e manifattura: comprendere l’anima dei processi produttivi
Nei progetti di implementazione di programmi per gestire la produzione, è determinante analizzare e comprendere completamente le ragioni che spingono l’azienda ad applicare il proprio modello produttivo. Quando l’azienda ha anni di storia alle spalle, capita che, alla domanda di chiarimento sulle ragioni che l’hanno spinta a seguire un certo processo, ci si ritrovi con la famosa risposta: “abbiamo sempre fatto così”. Questo non avviene perché l’azienda è piena di pazzi furiosi, ma perché certe decisioni sono state prese quando vigeva un certo scenario produttivo, poi le organizzazioni si evolvono e la stessa decisione può diventare obsoleta. In questi casi, avere un consulente con esperienza di produzione piuttosto che solo un’azienda esperta nell’implementazione del programma, fa la differenza.
Noi di MG Consulenze sistemi informativi, mettiamo in gioco consulenti che hanno passato anni a gestire ambiti produttivi in prima persona, i quali hanno un bagaglio tecnico adatto a comprendere le ragioni delle scelte e a scavare a fondo per trovarle.
Il mancato chiarimento di questi aspetti, abbiamo rilevato che porta le aziende a pagare molte giornate di “personalizzazioni” inutili, che appesantiscono la logica di funzionamento del sistema e possono arrivare a determinare forti resistenze nel suo utilizzo. La prova di queste dinamiche, si evidenzia spesso nel momento in cui si affronta un cambiamento o un aggiornamento ad una “Major Release” del sistema in uso, quando emerge che, di tutte le personalizzazioni richieste in prima istanza sul progetto, solo il 20% viene incluso nella migrazione.
Analisi dei processi: BPMN, Design Thinking ed ERP standard
Si può evitare di incorrere in questi errori? Certamente sì. L’approccio principe che utilizziamo è quello dell’analisi dei processi secondo lo standard internazionale BPMN (Business Process Model and Notation). Questo standard consente di rappresentare graficamente i flussi aziendali, evidenziando le interazioni tra le diverse funzioni e i punti critici dei processi. Alcuni ERP, come SAP, integrano strumenti per modellare i processi secondo BPMN, facilitando così la condivisione, la validazione e l’ottimizzazione prima di qualsiasi richiesta di personalizzazione del sistema.
Per rendere più efficaci le riunioni in cui mettiamo in discussione il presente per valutare possibili scenari futuri, stimoliamo il confronto tra persone con esperienza, incoraggiandole a superare schemi mentali consolidati.
In questo contesto, l’approccio del Design Thinking si rivela particolarmente utile: attraverso tecniche di brainstorming guidato, simulazione e prototipazione rapida, riusciamo a distinguere le personalizzazioni veramente rilevanti per la produzione da quelle diventate obsolete, disegnando processi più lineari e coerenti con le best practice.
Quando i processi critici aziendali si allontanano molto dalle buone pratiche incluse nello standard dei gestionali, diventa utile introdurre dei sistemi di gestione della fabbrica, per delegare loro la gestione della complessità, lasciando il gestionale più standard possibile, cosa che garantisce una maggiore coerenza nella gestione dei dati di contabilità, magazzini e controllo di gestione.
Esperienza consulenziale e valorizzazione del know-how
In conclusione, i dettagli rappresentano spesso il Know-How critico dell’azienda, ma possono diventare anche degli ostacoli al suo sviluppo, quando obsoleti o con degli errori logici. Il modo migliore di identificarli è affidarsi a persone di provata esperienza. Ma come è possibile comprendere se le persone ingaggiate hanno veramente esperienza o la millantano? Semplice: Se capiscono a fondo il vostro problema, vanno bene, altrimenti è meglio lasciarli perdere!
