Lo smart working aumenta la produttività dei lavoratori ed il loro livello di benessere, ma mentre nelle Grandi imprese è già una realtà consolidata, la situazione è ben diversa nelle PMI. Analizziamo scenari,  ostacoli ed opportunità.

Cos’è lo smart working?

La recente epidemia di Covid 19 che ha colpito le regioni del nord Italia ha riacceso i riflettori sullo smart working. Il DPCM del 25 febbraio 2020 contenente le misure urgenti per il contenimento del contagio prevede infatti, nel secondo articolo, la possibilità per le aziende di passare allo smart working semplificato.

Ma cos’è lo smart working? La legge 81/2017 in materia di “tutela del lavoro” che per prima disciplina il lavoro agile in Italia, lo definisce come «modalità di esecuzione del rapporto di lavoro subordinato stabilita mediante accordo tra le parti, anche con forme di organizzazione per fasi, cicli e obiettivi e senza precisi vincoli di orario o di luogo di lavoro, con il possibile utilizzo di strumenti tecnologici per lo svolgimento dell’attività lavorativa. La prestazione lavorativa viene eseguita, in parte all’interno di locali aziendali e in parte all’esterno senza una postazione fissa, entro i soli limiti di durata massima dell’orario di lavoro giornaliero e settimanale, derivanti dalla legge e dalla contrattazione collettiva»

Insomma, nulla a che vedere con il telelavoro! Lo smart working è a tutti gli effetti un ripensamento dell’organizzazione aziendale, basato su flessibilità degli orari e dei luoghi di lavoro, che si regge sulla collaborazione e la fiducia tra le parti e che mira alla responsabilizzazione dei dipendenti, con l’ausilio di strumenti tecnologici di condivisione delle informazioni, e un ridisegnamento degli spazi fisici dell’azienda per adattarsi alle esigenze dei lavoratori.

I benefici economico-sociali dello smart working sono notevoli: la produttività dei lavoratori aumenta del 15%, e basta una sola giornata lavorativa agile alla settimana per risparmiare 40 ore annue di spostamenti, con conseguente diminuzione dello stress psicofisico del lavoratore e abbattimento delle emissioni di CO².  

I numeri dello smart working in Italia

Se nelle grandi imprese il lavoro agile è ormai una realtà consolidata, con una azienda su 2 che ha progetti strutturati e 1 su 10 che ha ripensato totalmente la propria struttura lavorativa ed organizzativa, nelle PMI le cose stanno diversamente.

Solo il 30% delle piccole e medie imprese, infatti, ha introdotto delle iniziative, in maniera più o meno formale, a fronte di un 51% di aziende che si dichiara disinteressato.

Quali sono le ragioni di un tale divario?

Stando al rapporto dell’osservatorio sullo smart working del Politecnico di Milano (2019), la barriera più significativa consiste nella convinzione della non applicabilità dello smart working alla propria realtà produttiva. Certo, è chiaro che un’azienda di servizi può ripensare il proprio business “slegandolo” da un luogo fisico di produzione, mentre un’azienda manifatturiera non Cos’è lo smart working? può operare la propria linea produttiva da remoto, ma questo non deve rappresentare un ostacolo insuperabile: pensiamo ad esempio alla gestione dei dati: l’Internet delle Cose e il machine learning rendono possibile il controllo da remoto di un’enorme quantità di processi, limitando la necessità di presenza fisica dell’operatore nella sede produttiva.

E poiché smart working non è solo lavoro da remoto, la ridefinizione degli spazi aziendali a “misura di dipendente” potrebbe essere un ottimo modo per ripensare la propria azienda in chiave smart, così come rivedere le linee di leadership nell’ottica di una maggiore responsabilizzazione del lavoratore, che aumenta anche il senso di appartenenza all’azienda.

Infine, molte figure dell’organigramma aziendale potrebbero passare al lavoro agile, come gli impiegati amministrativi e commerciali, o quelli dell’ufficio acquisti, fino ad arrivare ai Project Manager; vi siete poi mai chiesti se è possibile conciliare il desiderio dei neo genitori di godersi ogni momento della vita del neonato con la necessità dell’azienda di non perdere il know-how del dipendente? I relatori della legge di bilancio 2019 lo hanno fatto, e hanno previsto priorità di accesso al lavoro agile per donne in rientro lavorativo dalla maternità e per i caregivers.

Best practice

Se si osservano i business case analizzati dall’osservatorio del Politecnico di Milano (2019), è possibile isolare alcune buone pratiche che possono facilitare il passaggio delle PMI ad una struttura agile.

MailUp group, ad esempio, che opera nel campo delle tecnologie del marketing in cloud, rilevando la necessità di adottare nuove forme di organizzazione aziendale più efficaci ed efficienti, ha sviluppato iniziative riguardanti lavoro da remoto, impostazione del lavoro per obiettivi, formazione e ridefinizione degli spazi di lavoro. Il remote working dà la possibilità di lavorare da casa e in aree di coworking fino a tre giorni a settimana, anche part time.

I percorsi formativi, poi, hanno introdotto i dipendenti ai principi chiave dello Smart Working (responsabilità, lavoro per obiettivi e fiducia reciproca) e i workshop rivolti al management hanno illustrato l’importanza della leadership, dell’organizzazione del lavoro per obiettivi e del continuous feedback. La ridefinizione degli spazi ha previsto un progetto parallelo di creazione di luoghi che rispondano alle esigenze dei dipendenti. La dotazione tecnologica, già presente con tecnologie per la comunicazione da remoto, strumenti di video conference, laptop e smartphone, è stata implementata.

I primi rilevamenti della sperimentazione su 46 dipendenti sono notevoli, con punte di soddisfazione totale del 58% e un miglioramento della produttività del 59%.

Non resta che aspettare la fine della sperimentazione per capire se le aspettative riguardo l’aumento della concentrazione e della produttività, il risparmio economico per il lavoratore e l’azienda e il minore impatto ambientale saranno state soddisfatte.